Microsoft Teams ist eine chatbasierte Arbeitsplatz-Applikation, die dafür sorgen soll, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und außerhalb von Unternehmen so nahtlos wie möglich verläuft.
Unsere Teamsberater haben zahlreiche Verhaltensregeln zusammengestellt, die zu einer optimalen Erfahrung im Umgang mit Teams verhelfen können:
Achtsame Erstellung von neuen Teams
- Erstelle ein Team nur, wenn es zu dem Thema noch kein Team gibt
- Sprich dich notfalls mit Kollegen ab
Anlegen und Benennen von Kanälen
- Tauscht euch im Team über das Anlegen und Benennen von Kanälen aus
- Prüfe beim Anlegen vorher, ob das Thema ggf. in einem vorhandenen Kanal besser aufgehoben ist.
- Je weniger Kanäle in einem Team sind, umso schneller lassen sich Informationen wiederfinden.
- Sollten in einem Team mehr als 7 Kanäle existieren, ist das Thema des Teams evtl. zu groß und es ist sinnvoll das Thema aufzusplitten
Dringende Nachrichten
- Wichtige Nachrichten nur dann als dringend kennzeichnen, wenn es auch so ist
- Nur so behält der Status seine Berechtigung und wird von allen entsprechend ernstgenommen
Versenden von Dateien
- Versende besser Onedrive-Links zu Dateien, statt der Daten selbst.
- So vermeiden wir redundantes ablegen von Dateien an unterschiedlichsten Orten
@-Erwähnungen
- Um gezielt Personen anzusprechen
- Erwähne eine Gruppe / einen Kanal nur, wenn du von allen Mitgliedern eine Antwort erwartest!
- So bleibt der Aktivitäten Bereich übersichtlich und Nachrichten behalten die Relevanz
Schnelles Feedback mit dem Like-Button
- damit sagen wir der Person, mit der wir im Austausch sind „okay, verstanden“ oder „zur Kenntnis genommen“
- Um Gefühle zu Themen zu übermitteln eignen sich Emojis besser
1:1 Unterhaltung
- Wenn das Thema kein komplettes Team betrifft, besser die Chat-Funktion nutzen
- So erhält man von der richtigen Person ein schnelles Feedback
- Für teamrelevantes ist der passende Kanal besser geeignet
Gut lesbare Nachrichten
- Nutze den Texteditor um Nachrichten lesbarer zu machen
- Nutze das Thema der Nachricht als Betreff
- Nutze die Editor-Funktion auch, um den Text zu strukturieren
Externe Gäste einladen
- Unbedingt mit den Teammitgliedern absprechen, bevor wir externe Gäste einladen
- Gäste können fast alle Informationen aus dem Team einsehen
- Informiere auch interne, neue Mitglieder, dass externe Gäste mit im Team sind
- So wird es später nicht peinlich
Der Verfügbarkeitsstatus der Kolleg(inn)en
- Achte auf den Status!
- Sollten diese beschäftigt oder abwesend sein, musst du davon ausgehen, dass sie nicht sofort antworten
- Beim Status nicht stören, solltest du mit deiner Kontaktaufnahme warten, bis die Person wieder verfügbar ist
Persönlicher Austausch
- Wichtig bleibt der persönliche Austausch zur Kommunikation in Microsoft Teams
- Ein regelmäßiger Austausch zur Arbeitsweise in Teams macht nicht nur Spaß, sondern fördert auch eine reibungslose Kommunikation
- Teile Erfolge und positive Erlebnisse mit Kollegen um auch dafür zu begeistern
#teamsberater